Ut Grupo Aransua, una organización comprometida con la excelencia y el cumplimiento normativo en la capital del país, se encuentra en la búsqueda activa de un Auxiliar de Gestión Documental. Esta posición está diseñada para profesionales detallistas, organizados y con una alta capacidad de servicio, que deseen integrar un equipo donde la trazabilidad y el orden son las herramientas principales para el éxito institucional.
El núcleo estratégico de la gestión documental
El objetivo fundamental de este cargo trasciende la simple organización de papeles. Buscamos a un colaborador que actúe como el custodio de la memoria institucional y técnica de la empresa. Su labor principal será brindar un soporte administrativo integral que abarca desde la recepción profesional de visitantes y la atención de líneas telefónicas, hasta la administración profunda de los activos de información. En un sector tan regulado como el transporte, asegurar que la información requerida por las distintas áreas esté disponible, actualizada y correctamente clasificada es vital para los procesos de habilitación, el control vehicular y el cumplimiento estricto de la normatividad vigente.
Responsabilidades y desafíos del entorno administrativo
La persona seleccionada para este rol será la primera línea de contacto y el eje de la comunicación interna. Sus responsabilidades incluyen la atención oportuna de correspondencia y visitantes, garantizando siempre una imagen de profesionalismo. Sin embargo, el corazón de su actividad reside en registrar, clasificar y archivar documentos tanto en formato físico como digital, siguiendo rigurosamente las normas técnicas de gestión documental. Esto implica un dominio del ciclo vital de los documentos y la capacidad de asegurar su custodia frente a cualquier eventualidad.
Además de las tareas de archivo, el Auxiliar de Gestión Documental apoyará la elaboración de comunicaciones oficiales, circulares y memorandos internos, manteniendo un flujo de información claro dentro de la organización. Un componente crítico de este puesto es la coordinación de la mensajería interna y externa. Esto incluye la gestión directa de trámites ante entidades fundamentales para nuestra operación, tales como el Ministerio de Transporte, el RUNT, el SIMIT y diversos organismos de tránsito. Por lo tanto, se requiere a alguien con la destreza necesaria para manejar soportes de habilitación, pólizas y certificados de revisión técnico-mecánica, garantizando que todos los documentos exigidos por la ley estén siempre en regla y listos para cualquier inspección.
Perfil profesional, académico y competencias técnicas
Para formar parte de Ut Grupo Aransua en esta posición, el aspirante debe contar con una formación como técnico o tecnólogo en Gestión Documental, Administración de Empresas o áreas afines. Consideramos que la preparación académica es el cimiento necesario para comprender la importancia de la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivo) y las Normas Técnicas Colombianas de Gestión Documental. La experiencia mínima requerida es de un año en funciones similares, y valoramos muy positivamente si esta trayectoria se ha desarrollado en empresas del sector transporte o de servicios especializados.
En cuanto a las competencias técnicas, es indispensable un manejo intermedio de herramientas ofimáticas. El uso cotidiano de Word para la redacción de documentos, Excel para el control de inventarios documentales y Outlook para la gestión de comunicaciones será parte esencial de la rutina laboral. Asimismo, la excelente presentación personal y la fluidez en la comunicación verbal son requisitos fundamentales, ya que la interacción con entes de control y el público general es constante.
Criterios de valoración y valor agregado
Más allá de los requisitos básicos, nuestra organización busca perfiles que aporten un valor diferenciador. Valoramos significativamente a aquellos candidatos que ya posean experiencia en el manejo de plataformas sectoriales como RUNT, SIREV o SIMIT. El conocimiento previo en procesos de habilitación vehicular y la atención a requerimientos de entes de control proporcionará una ventaja competitiva al aspirante, permitiéndole una adaptación más rápida a nuestro ecosistema operativo.
La habilidad para trabajar bajo presión y en equipo es crucial. El flujo documental en una empresa de transporte puede ser intenso y requiere a una persona con un alto sentido de la responsabilidad y ética, capaz de garantizar la confidencialidad absoluta de la información legal y administrativa que pase por sus manos.
Condiciones de la oferta y entorno laboral
Ut Grupo Aransua ofrece una posición de tiempo completo con una asignación salarial de $1.423.500 mensuales, sumado a todas las garantías y prestaciones de ley vigentes en Colombia. Ofrecemos un entorno de trabajo serio, estructurado y orientado al crecimiento, donde el orden y la disciplina son recompensados con estabilidad y un ambiente profesional de respeto mutuo. Si usted es un profesional de la administración que encuentra satisfacción en la organización impecable y el cumplimiento de objetivos, esta es la oportunidad perfecta para proyectar su carrera en Bogotá.